Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Tekoäly töissä -yrityksen (myöhemmin Yritys) EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen eli GDPR:n mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laadittu 28.2.2024. Viimeisin muutos 7.8.2025.

Uutta: Käytämme sähköpostien, tiedostojen, tietojen ja kokousten käsittelyssä OpenAI:n ChatGPT-tekoälytyökalua Googlen Gemini-tekoälytyökluja ja Fireflies-työkalua, jotka auttavat hallitsemaan, toteuttamaan ja analysoimaan liiketoimintaa. Lue lisää kohdasta: 7.1 Tietojen käyttö tekoälytyökaluissa

1. Rekisterin ylläpitäjä 
Tekoäly töissä, Y-tunnus: 3396947-5, Helsinki

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Terho Tirkkonen, [email protected], puh. 041 469 2682

3. Rekisterin nimi
Yrityksen asiakas- ja markkinointirekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle:

• henkilön suostumus esimerkiksi uutiskirjeen tilaus tai maksuttoman materiaalin lataus
• Yritykselle lähetetty viesti esim. lomakkeen täyttö tai tapaamisen varaaminen kotisivuilla, sähköposti, tekstiviesti, chatbot-viesti, ääniviesti tai puhelu
• asiakassuhde, joka alkaa ostamalla palveluita Tekoäly töissä -yritykseltä esimerkiksi verkkokurssin, yksilövalmennuksen tai tiimille koulutuksen

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, markkinointi, myynti ja muu Yrityksen liiketoimintaan liittyvä.

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat tyypillisesti:

• henkilön etunimi
• henkilön sukunimi
• henkilön sähköpostisoite
• työnantajan nimi
• puhelinnumero
• titteli
• Yritykseltä tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot

Rekisteriin voidaan myös kerätä seuraavanlaisia tietoja, mikäli niitä syntyy asiakassuhteen aikana tai henkilön muuten ne suoraan Yritykselle antaessa:

• organisaation yhteystietoja (puhelinnumero, sähköpostiosoite, käynti- tai postiosoite, laskutustiedot, www-sivuston osoite)
• organisaation taloustietoja
• organisaation toimiala
• organisaation ostot Yriykseltä

Rekisteriin ei tallenneta maksukortteja (MasterCard, Visa ym.) tai digitaalisia maksuvälineitä (Apple Pay, Google Pay, Microsoft Pay, Link ym.), eikä niitä välitetä rekisterin ylläpitäjälle maksunvälittäjiltä (SamCart, SamPay, Kajabi, Stripe ym.).

Tietoja säilytetään rekisterissä vain niin kauan kuin on välttämätöntä asiakassuhteen ja tilattujen palvelujen toimittamiseen. Henkilön pyynnöstä tiedot poistetaan rekisteristä viipymättä asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta muun muassa www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu henkilön kanssa.

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tekoalytoissa.fi:n henkilötietojen käsittelijänä toimii Samcart, Inc. ja Kajabi LLC välittääkseen asiakkaan maksuja (yhteistyössä Stripe, Inc.) Yritykselle ja tarvittaessa hyvitysmaksuja takaisin asiakkaalle sekä toteuttaa asiakkaan ostoihin liittyvää viestintää.

Samcart ja Kajabi myös tarvitsevat henkilötietoja (nimi, sähköpostiosoite ja salasana) antaakseen suoraan asiakkaalle tai asiakkaan toiselle henkilölle ostamalleen pääsyn Yritykseltä ostettaviin tai ilmaisiin palveluihin esimerkiksi verkkokurssiin (Samcartin ja Kajabin omistamat verkkokurssialustat) tai muuhun sisältöön.

Henkilötietojen käsittelijöinä voi toimia myös Yrityksen käyttämien ohjelmistojen toimittajia kuten Google ja Microsoft sekä epäsuorasti Yrityksen toteuttaessa liiketoimintaansa tekoälyä ja automaatioita hyödyntämällä esimerkiksi OpenAI (ChatGPT), Fireflies, Anthropic (Claude), Celonis (Make) ja n8n GmbH.

7.1 Tietojen käyttö tekoälytyökaluissa

Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Sähköpostiviestejä, tiedostoja, kokouksia ja tietoja käsitellään ChatGPT-tekoälytyökalun Yhdistimet- ja Agenttitila-ominaisuuksia sekä Google Workspacen Gemini-tekoälytyökaluja ja Fireflies.ai:ta hyödyntäen.

Tavoitteena on tehostaa Yrityksen liiketoimintaa (esimerkiksi viestien tiivistäminen, haku ja priorisointi sekä asiakastoimeksiantojen toteuttaminen).

Mitä tietoja käsitellään?

Sähköpostien otsikot ja sisältö, lähettäjän ja vastaanottajan nimi ja osoite, viestin päivämäärä ja liitteet. Mahdollisesti muita viestissä esiintyviä henkilötietoja.

Tiedostojen ja sopimusten sisältöjä: Yrityksen luomia ja asiakkaan toimittamia.

Asiakkaan kanssa voidaan erikseen sopia NDA, mikäli viestejä, tietoja tai tiedostoja ei saa käsitellä tekoälytyökaluilla.

Kokousten sisältö sisältäen video- ja äänitallenteet, osallistujien sähköpostiosoitteet, litterointi ja muistiot.

Mistä lähteistä tiedot saadaan?

Henkilötiedot saadaan suoraan rekisteröidyiltä tai heidän lähettämistään sähköposteista.

Kenelle tietoja luovutetaan tai siirretään?

Henkilötietoja käsitellään OpenAI:n ChatGPT-työkalussa, Google Workspacen Gemini-työkaluilla ja Fireflies-työkalulla, joiden pääkonttorit ovat Yhdysvalloissa ja jotka toimivat tietojen käsittelijöinä. Tietojen siirto perustuu EU:n mallisopimuslausekkeisiin (Standard Contractual Clauses, SCC).

Tietojen säilytysaika ChatGPT

Sähköposteja ei tallenneta pysyvästi ChatGPT:hen. Tietoja säilytetään vain tilapäisesti käyttöistunnon aikana, ellei käyttäjä itse tallenna sisältöä erikseen.

Tietosuoja ja suojatoimet ChatGPT
Kaikki Yhdistimen ja Agenttitilan kautta käsiteltävät tiedot suojataan teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Käyttäjällä on mahdollisuus rajoittaa, mitkä kansiot tai viestit tekoälylle näytetään.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa omien tietojensa käsittelystä, tarkastaa tiedot, pyytää virheiden korjaamista tai tietojen poistamista. Kaikki oikeudet kuvattu tarkemmin kohdassa 9.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjälle sähköpostilla. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää sähköpostilla rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Evästeet

Yrityksen sivustoja käyttämällä annat suostumuksen evästeiden käyttöön. Yritys voi käyttää muun muassa:

• kirjautumis- ja toimintaevästeitä esimerkiksi tietojen tallentamiseen Yrityksen palveluihin kirjautumisen yhteydessä
• analyysievästeitä esimerkiksi Google Analytics parantamaan sivustojen toimivuutta
• mainosevästeitä kohdentamaan mainontaa esimerkiksi Metan, Googlen tai Microsoftin kanavissa esimerkiksi sosiaalisessa mediassa

Sinulla on oikeus poistaa evästeet sekä estää niiden käyttö oman selaimesi avulla. Jos et hyväksy evästeiden käyttämistä Yrityksen sivustoilla, lopeta sivustojen käyttäminen.