Tekoäly kokouksissa – 5 ideaa työpäiväsi tehostamiseen
Kokoukset voivat toisinaan enemmän haitata kuin hyödyttää työtä. Tämän kertaisessa viikkokirjeessä jaan käytännön vinkkejä, miten tekoäly voi auttaa tekemään juuri sinun kokouksistasi tehokkaampia, tuloksellisempia ja mielekkäämpiä.
Esimerkiksi saat pidettyä kokoukset lyhyempinä, säännöllisiä kokouksia on harvemmin, saavutat kokouksessa tavoitteesi sekä kokousten valmisteluihin, muistioihin ja jälkitoimenpiteisiin kuluu huomattavasti vähemmän aikaa, mutta silti asiat etenevät nopeammin ja saavutat työn tavoitteet tuloksellisemmin. Laadusta tinkimättä.
Työt kannattaa hoitaa nopeammin, helpommin ja vaivattomammin, koska silloin jää enemmän aikaa vaativammille ja mukavammille työtehtäville sekä palautumiselle. Tietotyön nopeus ei tarkoita hiki hatussa multitaskaamista vaan päin vastoin. Älykkäämpi työskentely voi jopa olla ihmisen näkökulmasta hitaampaa, vaikka se ulospäin näyttäytyy nopeammalta. Kyse on teknologian valjastamista omien työnkulkujen eri vaiheiden automatisointiin ja parantamiseen.
Kirjoitin blogiartikkelin, miten tekoälyllä voi kehittää kokouskulttuuria ja työn tuottavuutta. Artikkelissa on yksi kokeilemisen arvoinen kehote (prompt / syöte), vinkattuna pari työkalua ja yksi harjoitus, mutta tänään keskitytään sinuun.
Työelämä ei ole sprintti vaan maraton. Jos muun muassa stressi, työmenetelmät, tavoitteet vs. resurssit, fyysinen ja henkinen jaksaminen (l. vireystila) eivät ole tasapainossa, kokouksetkaan eivät voi onnistua merkittävästi paremmin edes tekoälyn avulla. Työn mielekkyys on ensiarvoista työn imulle, merkityksellisyyden kokemukselle ja sille kuuluisalle "työn tuottavuudelle".
Mielekkyys ja tehokkuus eivät ole vastakohtia vaan symbioosissa. Ensimmäisestä seuraa toinen, joka taas ruokkii ensimmäistä. Yleensä tehokkuus puhuttelee johtajia ja omistajia, mielekkyys asiantuntijoita ja esihenkilöitä.
Asemasta riippumatta jokaisen kannattaa silti olla kiinnostunut kolikon molemmista puolista, koska se on sinulle eduksi. Tulevissa viikkokirjeissä kerron, kuinka voit lisätä kokousten mielekkyyttä ja tuloksellisuutta, mutta tänään jaan 5 konkreettista vinkkiä kokoustesi tehostamiseen.
5 vinkkiä kokoustesi tehostamiseen tekoälyllä
#1 VALMISTELE kokoukset ChatGPT:llä.
Jaa kehotteessa napakasti, täsmällisesti ja kattavasti kontekstia ja toimintaohjeita esimerkiksi:
- yrityksen taustat (jos et ole näitä kertonut ChatGPT:n Mukautetuissa ohjeissa ja/tai Muistissa)
- viestinnän sävy esim. rento, innostunut, tunteellinen, muodollinen/virallinen, henkilökohtainen tai suostutteleva/vakuuttava (persuasive)
- kuka sinä olet (nimesi, tittelisi, työnkuvasi ja syy, miksi sinä koordinoit kokouksen, jos ChatGPT ei näitä jo tiedä)
- kokouksen aihe
- tavoite (sinulle, osallistujille ja organisaatiolle)
- taustat (strategia, projektin aiemmat vaiheet ym.)
- osallistujat (työnkuvat, asema, jne. – älä jaa henkilötietoja)
- kesto (30 min, 2 h, klo 9-16 tms.)
- kokoustyyppi (etä, läsnä vai hybridi)
- haasteet (riskit, uhat, usein toistuvat kokouksen piilavat tekijät esim. myyntijohtaja ja markkinointipäällikkö päätyvät usein sanaharkkaan)
- kehitysmahdollisuudet sinulle ja osallistujille
- pohdi kaikki relevantit kontekstit ja yritä asettua osallistujien asemaan esim. kokous voi mennä pieleen vain huonosti valitun ajankohdan takia, jos osallistujien mielessä kolkuttaa vain saman päivän tärkeä deadline, yt-neuvottelut tai pitkä matka toiselle paikkakunnalle
Roolita ChatGPT ja anna tehtävänanto. Kokeile ensiksi yhtä pitkää kehotetta, jossa tehtävänanto sisältää monta työvaihetta. Jos et ole tyytyväinen ChatGPT:n vastaukseen, pilko tehtävät osiin ja esitä uusi toimintaohje vasta saatuasi vastauksen edelliseen kehotteeseen.
Tämänlaisiin, tekoälylle varsin yksinkertaisiin, työtehtäviin ChatGPT Plussalla valitsen lähes aina GPT-4o-mallin, mutta kannattaa kokeilla myös GPT-4.5-mallia kirjoittamista ja ideointia vaativiin tehtäviin.
Kehotepohja (kopioi kursivoitu teksti ChatGPT:ssä uuteen keskusteluun, lisää kehotteeseen oma kontekstisi (Aihe: ... ym.) ja tarvittaessa tarkenna toimintaohjeita):
