Tekoäly kokouksissa: näin kehität kokouskulttuuria ja työn tuottavuutta AI:n avulla

TL;DR: Tässä kirjoituksessa opit, miten voit tekoälyn avulla muuttaa kokouskäytäntönne, säästää aikaa, vauhdittaa kasvua ja lisätä työn imua.

Aloitan uuden sisältösarjan tekoälystä tietotyössä. Itseasiassa koko sivustonikin on melko uusi, sillä vasta vuonna 2025 siirryin kokopäiväiseksi tekoälyvalmentajaksi.

Sarja on monikanavainen ja monimuotoinen. Sisällöstä riippuen sitä voi kuluttaa lukemalla, katselemalla, kuuntelemalla ja/tai kokeilemalla. Kotipesänä toimii tämä sivusto, jossa juuri nyt olet, mutta tiedon uusista sisällöistä saat helpoiten uunituoreesta viikkokirjeestäni.

Sisältösarjassa jaan käytännönläheisiä (tekoäly)vinkkejä asiantuntijoille, esihenkilöille ja johtajille, mutta otan huomioon myös tiimi- ja organisaatiotasoiset ulottuvuudet sekä toimenpiteiden vaikutukset laajemminkin. Toimintaani ohjaavat arvot ovat ymmärrettävyys, käytännöllisyys ja hyöty.

Internet, ja erityisesti uutiskirjeet, ovat pullollaan teknologiajargoniaa. Toki on mielenkiintoista kuulla, mitä kukin teknologiayritys tällä viikolla julkaisi ja mikä tekoälymalleista pärjää benchmark-testeissä parhaiten juuri tänään. Koska tietotulva ja aivosumu ovat tietotyön aitoja vakavia mielenterveyttä koettelevia ongelmia, tarjoan vähintäänkin vaihtoehdon. Jaan konkretiaa ilman hypeä ja inhimillisessä tahdissa. Kättä pidempää ihmiseltä ihmiselle. Rehellisesti.

Sisältösarjan osa 1 – mitä kokoukset merkitsevät minulle?

Sarjan ensimmäisessä osassa käsittelen jokaista koskettavaa työtehtävää – kokouksia, neuvotteluita, tapaamisia, palavereja, miittejä, tiimiksiä – miksi ikinä haluatkaan niitä kutsua.

Halusin aloittaa sisältösarjan juuri tällä aiheella, koska omalla 18 vuoden palkkatietotyöurallani se vei yksittäisistä työtehtävistä ylivoimaisesti eniten työtunteja. Kokoukset antoivat paljon muun muassa naurua, innovaatioita, onnistumisia, mahdollisuuksia, yhteistyötä, yhteenkuuluvuutta, kasvua, kehittymistä, merkityksellisyyttä ja jopa ystävyyssuhteita.

Mutta rehellisesti sanottuna enemmän ne veivät kuin toivat minulle aikaa, fokusta, tuottavuutta ja työnimua. Yli 20 vuotta sitten ostamani mielenterveyttä tukevan t-paidan teksti “OLEN PAIKALLA, EN LÄSNÄ” -kertoo surullisen totuuden tämän päivän palaverikulttuurista.

Meillä on jopa syntynyt työnkuvia, joissa ensisijainen työtehtävä on istua kokouksissa multitaskaten ja muualla olevia tiimiläisiä "johtaen". Mielenvikaista!

Miten nettonegatiiviset kokouskokemukset saa käännettyä lisäämään työn mielekkyyttä, innovaatioita, tuottavuutta ja kasvua?

Ei ainakaan odottamalla muutoksen tapahtuvan ilman rakenteiden ravistelua ja tottumusten täystyrmäystä.

Kokouskulttuurin uudistaminen tekoälyn aikakaudella

Helsingin Sanomat Visio haastatteli 15.3.2025 ilmestyneeseen Stoppi palaveripöhölle -juttuun minua ja Helsingin yliopiston professori Minna Huotilaista. Kerroin kokeilleeni meeting cost calculator -sovellusta ja havahtuneeni, miten paljon kokouksiin osallistuminen eri palkkaluokan henkilöille maksaa. Sovellus tunnisti puheen perusteella osallistujien aseman, laski sen perusteella jokaiselle oman tuntihinnan ja antoi 4 ihmisen tunnin palaverille kustannukseksi 500 euroa.

Kyseinen sovellus on yksi Fireflies.ai-työkaluani yli 200 valmiista tekoälysovelluksesta. Firefliesia olen käyttänyt syksystä 2024 asti ja yhä olen siihen erittäin tyytyväinen. Jos haluat testata ja päädyt ostamaan, saat tällä linkillä -10 % alennuksen mistä tahansa Firefliesin tilausmallista. Kerron tulevissa sisällöissä lisää, miksi tuota tai vastaavia työkaluja suosittelen sekä miten niitä kannattaa käyttää sisäisesti ja ulkoisesti eri tilanteissa.

Tietotyöläisen tärkeimmät työkalut – läppärin, hiiren, lisänäytön ja puhelimen ohella – ovat yritysohjelmistot, jotka ovat itsessään yleensä arvottomia, vaikka ne maksavatkin. Niiden arvo syntyy vain osaavassa ja tarkoituksenmukaisessa käytössä.

Ohjelmistot ovat kuitenkin vain purkkaratkaisu juurisyihin. Ne voivat välittömästi tehostaa ja tuoda arvoa, mutta suurin hyöty syntyy räjäyttämällä kokouskulttuurin.

Mistä palaveripöhö johtuu?

Se on tapauskohtaista, koska jokainen ihminen ja työyhteisö on ainutlaatuinen. Tyypillisiä syitä huonoille kokouskokemuksille ovat muun muassa:

• Epäselvät tavoitteet – kokouksille ja osallistujille
• Olemattomat agendat
• Myöhään lähetetyt kutsut – ei aikaa valmistautua
• Väärät osallistujat
• Ihmiset itse – henkilökemiat, valtasuhteet, luonteenpiirteet, voimavarat ym.
• Suuret osallistujamäärät
• Osaamattomuus roolittamiselle ja fasilitoinnille
• Turhan muodollisia tai liian vapaahenkisiä
• Tarpeeton toistuvuus
• Kesto suhteessa agendaan
• Venyminen yliajalle
• Ajankohta virka-ajan ulkopuolella tai syvätyöskentelyn päällä
• Valittu tehottomin formaatti
• Toimimattomat työvälineet
• Hybridikokousten erityishaasteet
• Pakottaminen läsnäpalaveriin, vaikka etänä olisi onnistunut yhtä hyvin
• Etäpalaverin tarjoaminen, vaikka läsnäolo olisi välttämätöntä
• Osallistamisen, tasa-arvon, dialogin ja päätöksenteon puute
• Toimenpiteiden (action points, AP), aikataulujen ja vastuiden sopiminen
• Kasaantuvat työtehtävät – kokousten todellinen vaihtoehtoiskustannus

Jos tunnin kokous 10 hlölle maksaa vaikka 1 500 €, mieti ennen kutsun lähettämistä, voisiko asian hoitaa 10 min videoyhteenvedolla, Teams-kyselyllä tai lukukuittauksen vaatimalla sisäisellä tiedotteella.

Kokousten kustannusten mittaaminen ei ole itseisarvo vaan mahdollinen apuväline vaikutusten arviointiin. Organisaatiotasoiseen heräämiseen! Osallistuminen on aina vaihtoehtoiskustannus jostakin muusta kuten myynnistä, asiakastyöstä, liiketoiminnan kehittämisestä, flow-tilasta ja palautumisesta.

Viittaamassani HS:n jutussa mainittiin globaalina esimerkkinä Shopify, joka havaitsi vain kolmen ihmisen 30 minuutin palaverin maksavan jopa 1 600 $ ja sen perusteella kehotti työntekijöitään perumaan kaikki yli kolmen ihmisen toistuvat kokoukset. Kokouslaskuri toimi pelotteena. Yhtiö onnistui vuodessa vähentämään työntekijöiden ja johtajien kokouksista peräti 500 000 kappaletta.

Juttuun haastateltu aivoterveyteen erikoistuneen Minna Huotilaisen kommentti kokouslaskureista: “Kuulostaa todella terveelliseltä. Työajasta puhuttaessa pitäisi uskaltaa puhua myös rahasta. Olisi hyvä, että olisi pakollista nähdä, paljonko toisen ihmisen aika maksaa.”

Amen! Kyse ei ole kustannuksista vaan toisten kunnioittamisesta ja tuottavuuden jaetusta vastuusta. Hinta muistuttaa arvosta, vaikka ihmisen arvoa ei mitatakaan rahassa. Tekoälyn aikakaudella ihmisyys nousee arvokkaimmaksi valuutaksi.

Jos kaipaat vielä hieman tutkimusdataa kokousten vaikutuksista yritysten kannattavuuteen, organisaatiopsykologi tohtori Steven G. Rogelberg arvioi tässä raportissaan 100 henkisen yrityksen pystyvän säästämään jopa 2,2 miljoonaa euroa vuodessa vain poistamalla tarpeettomat kokoukset. Selvityksen tilasi Otter.ai, joka on tutustumisen arvoinen vaihtoehto Fireflies.ai:lle.

Kokouskulttuurin muotoilu tekoälyn, kuten ChatGPT:n, avulla

Kokouskulttuurin muuttaminen ei ole yhden ihmisen varassa. Siihen tarvitaan ylimmän johdon sitoutuminen ja henkilöstön siunaus. Se kenelle käytännön mandaatti muutoshankkeen läpivetämisestä annetaan on toissijaista, mutta yleensä sponsori löytyy HR:stä tai operatiivisesta johdosta.

Uuden kokouskulttuurin muotoilussa ja hankkeen läpiviennissä hyödynnä esimerkiksi ChatGPT:tä. Maksuttomalla versiolla pääset jo pitkälle. Aloita uusi keskustelu ja kokeile suunnittelemaani kehotetta (prompt eli syöte). Copy-pasteta kehote, tarvittaessa vaihda kehotteeseen tavoitteesi (esim. lisää innovaatioita -> nopeuttaa asiakasprojektien läpimenoa) ja anna lisää relevanttia kontekstia (toimiala, henkilöstömäärä ym.).

Haluatko käyttää ChatGPT:tä kokouskulttuurin kehittämiseen? Kokeile tätä promptia:

Toimi kuten organisaatiomuotoilija. Tehtävänäsi on auttaa muotoilemaan kokouskulttuurimme sellaiseksi, joka tuo työhön mielekkyyttä, lisää innovaatioita, kasvattaa työn tuottavuutta ja vauhdittaa yrityksemme kasvua.

Toimintaohje:

1. Tutki kaikki kokouksiin (etä ja läsnä) liittyvät näkökulmat ja kirjaa ne ylös. Hyödynnä taustatutkimuksessasi organisaatiokulttuurien kehittämisen viitekehyksiä esim. Edgar Schein's Culture Model.
2. Kartoita tilanteemme haastattelemalla minua, joka tietää kaiken yrityksestämme ja kokouksistamme. Esitä haastattelussa suljettuja ja avoimia kysymyksiä, jotta voin antaa mahdollisimman paljon taustatietoja eli kontekstia.
3. Anna suosituksesi kokouskulttuurimme muuttamiselle sisältäen realistinen, aikataulutetun, osallistavan ja budjetoidun projektisuunnitelman. Ehdota myös kokouksiin sopivia tekoäly- ja automaatiotyökaluja hakemalla ajantasaista tietoa internetistä.

Vastaa ChatGPT:n kysymyksiin. Jatka keskustelua sen ja ihmisten kanssa. Kun kehityshankkeen suunnitelma on valmis, aloita uusi keskustelu ja jaa suunnitelma takaisin ChatGPT:lle. Näin voit viedä projektia vaihe vaiheelta eteenpäin koko ajan hyödyntäen tekoälyä vaikka projektipäällikön, fasilitaattorin tai sisäisen viestinnän asiantuntijan rooleissa.

Tekoälyä käytännössä: 5 vaiheen harjoitusohjelma parempiin kokouksiin

Jos et ole siinä asemassa, mitä epäilen, että voisit vaikuttaa kokouskulttuurinne kehittämiseen, tässä on toisenlainen esimerkki työsi kehittämiseen:

1. Seuraa viikon ajan millaisiin kokouksiin osallistut ja millaisia järjestit itse.
2. Listaa esim. Exceliin tai Sheetsiin miksi ne järjestettiin, mikä niissä oli hyvää, mikä huonoa, mitkä olivat vaikutukset, mitä ja miten pitäisi kehittää. Havainnoi sekä itseäsi että muita – miltä tuntui, ketkä olivat 100 % läsnä, osallistuivatko kaikki keskusteluun, miten päätökset syntyivät jne.
3. Pyydä palautetta kokouksistasi. Jos olit osallistujana, anna palautetta rakentavasti. Rakentavan palautteen antamisesta tekoälyn avulla tein ihan oman koulutusluennon verkkokurssilleni, koska niin harvat (myös minä) ovat siinä luontaisesti taitavia.
4. Testaa tekoälyn käyttöä kokousmuistiinpanojen ja tehtävälistojen automatisoinnissa esim. Firefliesilla tai Otterilla. Yleensä ne tarjoavat lyhyen maksuttoman kokeilujakson ja vähintäänkin voit peruuttaa tilauksen vaikka 1 kuukauden jälkeen.
5. Mittaa vaikutukset numeroissa suhteessa menneeseen aikaan esim. projektien läpivientiaika, säästetyt/tienatut eurot, aikasäästöt, asiakastyytyväisyys/-pito/-suosittelu, lisämyynti ja asiakashankinta, vähentyneet jatkopalaverit ja -tiedustelut. Jos et saanut hyötyjä, laita viestiä minulle ja autan mielelläni.

Miten minä hyödynnän jo (ja tulen hyödyntämään) tekoälyä kokouksissa?

Niistä lisää tulevissa sisällöissä. Sen verran paljastan, että suurimmat Firefliesin tuomat hyödyt noin 7 kuukauden käytön jälkeen ovat olleet läsnäolo myynti-, koulutus- ja valmennustilanteissa, helppo tiedonhaku (teksti, puhe ja video) kokouksista vaikka kuukausien päästä, tapaamisten nopeutuminen 50 prosentilla ja laadukkaiden muistiinpanojen tuoma vaikuttavuus kaikille osallistuneille.

Jos testasit yllä olevaa kehotettani, ymmärrät miksi en yhteen kirjoitukseen oksenna kaikkea tekoälystä palavereissa. Kokoukset vaikuttavat yksinkertaisilta ja itsestäänselviltä, mutta niiden vaikutukset mitataan koko organisaation menestymisenä ja työyhteisön hyvinvointina myös yksinyrittäjille kuten minulle.

Tekoälyä voi hyödyntää monilla tavoilla ja kaikilla aloilla kokouksissakin – suunnittelussa, agendojen luomisessa, aikatauluttamisessa, fasilitoinnissa, scorecardien täyttämisessä, muistiinpanojen ja tiivistelmien automatisoimisessa, puheenvuorojen analysoinnissa ja kehittämisessä, syntyneiden tehtävien viennissä esim. projektinhallintasovellukseen ja jopa tehtävien toteuttamisessa AI-agenteilla.

Kyse on vain ideoista, tahtotilasta ja rohkeudesta sekä tietenkin käytännön osaamisesta, joka syntyy opettelemalla ja harjoittelemalla uudet työtavat rutiineiksi. Ei vaikeaa, eikä vaivalloista. Vaatii vain viitsimistä ja priorisointia.

Kun yrityksen tehtävä on tuottaa omistajilleen voittoa ja jos kokoukset ovat merkittävä osa henkilöstön tapaa toteuttaa strategiaa, eikö kokouskulttuurin kehittämiseen kannattaisi panostaa tosissaan ja teknologian maturiteetin näkökulmasta juuri nyt?

Tässä kaikki tällä erää. Kiitos lukuseurasta – toivottavasti tavataan pian uudestaan! Muista liittyä Tekoälyn sisäpiiri -viikkokirjeen tilaajaksi, jotta osaat tunnistaa ja hyödyntää monipuolisesti tekoälyä töissä.

Disclaimer: En ole psykologi tai HR-ammattilainen. Jos kuitenkin tarvitsette apua kokousten parantamiseen tekoälyllä, siinä voin auttaa monellakin tavalla yksilöitä, tiimejä tai koko organisaatiota.

💬 Haluatko tietää, miten juuri teidän tiiminne voisi tehostaa kokouskulttuuria tekoälyllä?
👉 Varaa maksuton 15 min sparraus kalenteristani.

Kehittävin terveisin
Terho Tirkkonen
tekoälyvalmentaja, yrittäjä ja tämän artikkelin luomukirjoittaja