Näin automatisoin kirjanpitoani tekoälyllä ja miksi en anna sille kaikkea valtaa

☝️ Katso video yltä ja lue alta, miten automatisoin kirjanpitoani tekoälyllä ja missä kohdissa en anna sille oikeutta jatkaa.

Sisältää mainoslinkkejä Piiloon ja Holviin. Voin saada korvauksen, jos hankit palvelun linkkini kautta. Piilossa saat myös 25 % alennuksen käyttämällä linkkiä tai koodia terhopiilossa.

Kirjanpito ei yleensä jää tekemättä siksi, ettei yrittäjä ymmärtäisi sen merkitystä. Se jää tekemättä, koska kuitit ovat sähköpostissa, latauskansiossa, erilaisissa palveluportaaleissa ja välillä aivan väärässä paikassa.

Sama oli minulla. Kirjanpito ei ollut yksittäisenä työnä mahdoton, mutta se jäi helposti kaiken muun alle: asiakastyön, koulutusten, myynnin ja sisällöntuotannon. Kun asiaa siirtää riittävän pitkään, pienistä kuiteista ja tarkistuksista tulee lopulta oma stressiprojektinsa.

Siksi aloin rakentaa Codexin avulla työnkulkua, joka vähentää etsimistä, nimeämistä, täsmäyttämistä ja muistamista.

En rakentanut tekoälykirjanpitäjää

Tämä on tärkeä ero.

En rakentanut järjestelmää, joka tekisi kirjanpidon puolestani ja päättäisi epäselvät asiat omin päin. Rakensin rajatun AI-agentin, joka auttaa valmistelutyössä.

Se voi esimerkiksi:

• etsiä kuitteja sähköpostista, Drive-kansiosta ja tietyistä palveluista, joihin olen jo kirjautunut
• lukea kuitista olennaiset tiedot, kuten myyjän, summan, päivämäärän ja maksutavan
• nimetä tositteen sovitulla tavalla
• tarkistaa myyjäkohtaiset tiliöinti- ja ALV-ohjeet
• etsiä Piilosta vastaavan maksutapahtuman
• viedä kuitin oikealle tapahtumalle, kun ennalta sovitut ehdot täyttyvät
• kirjata käsittelyn lopputuloksen lokiin.

Työnkulku on laajempi kuin Gmail–Drive-automaatioketju. Kuitit voivat tulla eri paikoista ja agentti voi hakea niitä myös sellaisilta verkkosivuilta, joihin olen itse kirjautuneena selaimessa. Lopputuloksena tosite päätyy aina Driveen ja sen jälkeen Piiloon oikealle maksutapahtumalle tai työnkulku pysähtyy.

Automaatio ei saa arvata

Tekoäly pystyy lukemaan PDF-kuitin nopeasti. Se ei kuitenkaan tarkoita, että sen pitäisi tehdä kirjanpidollisia tulkintoja ilman rajoja.

Oma periaatteeni on yksinkertainen: automaatio saa edetä vain, kun kuitti, maksutapahtuma, yrityskohdistus ja sääntökirjan ohje sopivat yhteen.

Muussa tapauksessa se pysähtyy.

Käytännössä pysäytysehtoja ovat esimerkiksi nämä:

1. Myyjän sääntö puuttuu.
2. Kuitti ja maksutapahtuma eivät täsmää.
3. Maksutapa on epäselvä.
4. Piilosta ei löydy vastaavaa tapahtumaa.
5. Yrityskohdistus on epäselvä.
6. ALV-käsittelyä ei voi varmistaa.

Jos maksutapahtumaa ei löydy, Codexin tehtävä ei ole olla luova. Sen tehtävä on kirjata syy, jättää tapaus käsiteltäväksi ja pyytää minulta päätös.

Tämä on mielestäni yksi hyödyllisimmistä tavoista ajatella AI-agentteja yleisemminkin. Hyvä agentti ei ole se, joka tekee mahdollisimman paljon. Hyvä agentti tietää, milloin se ei saa jatkaa.

Miksi käytän Piiloa ja Holvia?

Olen kokeillut yrittäjän arjessa monia taloushallinnon työkaluja viimeisen 13 vuoden ajan. Päädyin kuitenkin käyttämään Piiloa ja Holvia, koska ne toimivat hyvin yhdessä nimenomaan toiminimiyrittäjän kokonaisuudessa: rahaliikenne, laskutus, korttiostot, kirjanpito ja arjen seuranta ovat mahdollisimman pienellä kitkalla samassa työnkulussa.

Piilo on tässä työnkulussa taloushallinnon keskeinen järjestelmä. Agentti ei korvaa Piiloa, vaan auttaa saamaan kuitit ja tarvittavat tiedot oikeaan paikkaan vähemmällä käsityöllä. Piilo sopii mielestäni erityisen hyvin pienelle yrittäjälle, joka haluaa itse hoitaa taloushallintoaan tehokkaasti ilman tarpeettoman raskasta järjestelmää. Tästä linkistä tai koodilla terhopiilossa uusi asiakas saa 25 % alennuksen.

Holvi on oma valintani yrityksen rahaliikenteeseen, laskutukseen ja korttiostoihin. Arvostan sitä, että samassa palvelussa voi pitää arjen maksamisen ja laskutuksen järjestyksessä, eikä pienen yrityksen tarvitse ostaa jokaiseen tarpeeseen erillistä työkalua tai edes kirjanpitäjää.

Sekä Holvi että Piilo ovat kokemukseni perusteella myös kustannuksiltaan kilpailukykyisiä (todennäköisesti halvimpia) vaihtoehtoja monelle toiminimiyrittäjälle, vaikka sopivat isommillekin yrityksille. Molemmilla on erinomaiset mobiilisovellukset. Lisäksi minulle oli tärkeää tukea suomalaisia yrityksiä, siksikin pysyn Piilon ja Holvin asiakkaana.

Tärkeä rajaus on, että en anna automaatiolle pääsyä yrityspankkiini tai pankkitunnuksiini. Täsmäytys tehdään Piilossa näkyvien tapahtumien ja sovittujen sääntöjen pohjalta. Ja nuo tapahtumat tulevat Holvista Piiloon automaattisesti joka päivä.

Vastuu kirjanpidosta pysyy edelleen minulla ja liiketoimintani kasvaessa ehkä joku päivä taloushallinnon ammattilaisella. Tekoäly auttaa valmistelussa, mutta ei vapauta yrittäjää vastuusta.

Käyttöönotto kannattaa tehdä vaiheittain

En lähtisi antamaan agentille heti oikeutta tehdä kaikkea. Parempi etenemismalli on kolmivaiheinen:

1. Ehdotus.
Tekoäly etsii kuitin, nimeää sen ja ehdottaa seuraavaa käsittelyä.

2. Valvottu toteutus.
Tekoäly voi tehdä ennalta hyväksyttyjä, toistuvia käsittelyjä silloin, kun kaikki määrittelemäsi ehdot täyttyvät.

3. Kevyempi automaatio.
Kun säännöt, lokit ja testit ovat osoittaneet työnkulun luotettavaksi, ajoa voidaan keventää ja automatisoida lisää.

Alussa käytin enemmän aikaa ohjeisiin, tarkistuksiin ja käsittelylokiin kuin itse ajoon. Se on mielestäni oikea järjestys. Ensin kontrolli, sitten nopeus.

Missä muussa työssä tämä ajattelutapa toimii?

Kirjanpito on kiinnostava esimerkki siksi, että se on hyödyllinen mutta samalla riittävän rajattavissa oleva tukiprosessi.

Samaa mallia voi soveltaa esimerkiksi tarjousvalmisteluun, asiakastiedon ylläpitoon, raportointiin, kilpailijaseurantaan tai koulutusmateriaalien valmisteluun:

• määritä tehtävä tarkasti
• anna agentille vain tarvittavat oikeudet
• tee selkeät pysäytysehdot
• pidä käsittelylokia
• lisää autonomiaa vasta, kun se on ansaittu käytännön näytöillä.

Tekoäly ei tarvitse kaikkea valtaa tuottaakseen jo merkittävää hyötyä. Tämä taloushallinnon automaationi säästää aikaani ja vähentää kognitiivista kuormaani, jotta voin keskittyä asiakkaisiini ja liiketoimintani kasvattamiseen.

Haluatko oppia rakentamaan omia AI-agentteja?

Jos haluat oppia tunnistamaan oman työsi käyttötapaukset ja rakentamaan niihin hallittuja AI-agentteja, tutustu syyskuun 2026 Intoo-koulutukseeni: ChatGPT Work ja Codex – agentit pienyrittäjän arjessa.

Siellä käymme käytännössä läpi, miten käyttötapaus rajataan, miten käyttöoikeudet suunnitellaan, miten pysäytysehdot tehdään ja miten automaatiota rakennetaan vaiheittain.

Muista: tämä kirjoitus kuvaa omaa työnkulkuani ja kokemustani. Se ei ole raha-, kirjanpito-, vero- tai juridista neuvontaa.

Agenttisin terveisin
Terho Tirkkonen
tekoälykouluttaja ja -konsultti, ChatGPT- ja Codex-asiantuntija, MBA
puh. 041 469 2682
[email protected]