Yksinyrittäjän taloushallinto ja tekoäly – kokemukset, työkalut, vinkit ja ChatGPT-kehote

Tässä uudessa Tekoäly yrittäjyydessä -sisältösarjan ensimmäisessä numerossa:

1. Lyhyesti polkuni taloushallinnon vihaajasta sen arvostajaksi
2. Tavoitteeni yrittäjyydessä
3. Älä tee näitä talousvirheitä
4. Taloushallinnon rooli tavoitteitteni toteuttamisessa
5. Työkalusuosituksia yrittäjän taloushallintoon ja tekälykehotteeni budjetointiin
6. Rahanarvoisia etuja yrittäjän taloushallintoon
7. Mikä on visioni taloushallinnon roolista ja prosesseistani lähitulevaisuudessa?

Jos olet yksinyrittäjä tai siitä haaveileva, ja haluat oppia hyödyntämään tekoälyä yrittäjyydessä, tilaa uusista sisällöistä ilmoitus sähköpostiisi sisällön lopusta.

Tämä ensimmäinen sisältö on pitkä, koska vain kourallinen ihmisiä todella tuntee koko tarinani tähän aiheeseen liittyen. Tulevat sisällöt lupaan tehdä kevyempinä ja monimediallisempina (vähintäänkin ääntä, kuvia ja videoita).

Kerron asioista rehellisesti omiin kokemuksiini pohjautuen ja mitään kaunistelematta. Pakko se on kuitenkin mainita, että tämä artikkeli sisältää suosittelu- ja affiliate-linkkejä sekä ihan tavallisia linkkejä.

Yrittäjä Terho Tirkkonen ja viha–rakkaus-suhteeni taloushallintoon

Aloitin sivutoimisena yrittäjänä lokakuussa 2023 ja siirryin tammikuussa 2025 täysipäiväiseksi yrittäjäksi. Vaikka voisi kuvitella minulla olevan nyt paremmin aikaa hoitaa taloushallintoa, tilanne on täysin päinvastainen. Kun ei enää ole palkkatyön tuomaa toistuvaa taloudellista turvaa, ainakaan tuoreena yksinyrittäjänä en elätä itseäni kuin joka päivä priorisoimalla lyhyen ja pitkän aikavälin asiakashankinnan ja asiakaspidon kaiken muun edelle.

Taloushallintoa(kin) kohtaan minulla voimakas viha–rakkaus-suhde. Liiketalouden tradenomiopinnoissa parikymmentä vuotta sitten en päässyt kahdenkertaisen kirjanpidon kurssia läpi, kun opiskelijayhdistyksen hallitustoiminta ja riennot kiinnostivat sillä hetkellä enemmän kuin tylsimmän tietämäni asian opiskelu. Opiskelin siis kokopäiväisesti yritysviestintää, enkä taloushallintoa. Suoritin tuon kurssin kesällä 2006 uudestaan ja nappasin arvosanaksi 5/5.

Lähes 10 vuotta pärjäsin työelämässä juurikaan ajattelematta taloushallintoa, kunnes puolisoni päätyi työnantajansa konkurssin jälkeen yksinyrittäjäksi. Taloushallinto ei minua edelleenkään kiinnostanut, mutta olen aina ollut hyvä ottamaan asioista selvää. Rauhallinen ja kärsivällinen kuten kollegat minua kuvailisivat.

Koska olin auttanut vaimoani liiketoimintasuunnitelman laskelmien, starttirahan hakemisen ja toiminimen perustamisen kanssa, tylsän taloushallinnon selvittäminen meni luontevasti siinä samassa.

Taloushallinto oli vapaa-ajalla minulle pelkkää vihaa, koska myyntilaskujen tekeminen, käteiskuittien kirjaaminen kirjanpitoon, arvonlisäveroilmoitusten tekeminen ja kaikkien kiemuroiden selvittäminen vei kokonaisen viikonlopun monta kertaa vuodessa.

Sitten jotenkin päädyin markkinoimaan taloushallinnon palveluita ja ohjelmistoja vuonna 2016 Vismalle. Puoli vuotta myöhemmin Visman liiketoiminta jaettiin kahtia. Puolet henkilöstöstä päätyi uuden yrityksen palvelukseen ja syntyi Azets. Pääsin vaikuttamaan Euroopan suurimman taloushallinnon ulkoistuspalveluita tarjoavan brändin syntyyn ja vastaamaan sen lanseerauksesta, markkinoinnista, viestinnästä ja asiakaskokemuksesta Suomessa yli 5 vuoden ajan.

Rakkaus taloushallintoon ja arvostus yrittäjiin syntyi tuona aikana, vaikka vapaa-aikaani yhä varjosti puolisoni tehoton yksinyrittäjän taloushallinto. Olen kohta tehnyt yksinyrittäjän yksinkertaista kirjanpitoa, vastannut veroilmoituksista ja hoitanut myyntilaskuja yli 11 vuotta, vaikka omaa täysipäiväistä yrittäjyyttä ei ole takana puolta vuottakaan.

Mitä olen oppinut matkan varrella yrittäjyydestä, taloushallinnosta ja tekoälystä? Siitä seuraavaksi.

Tavoitteeni yrittäjyydessä ja taloushallinnon rooli tavoitteitteni toteuttamisessa

Taloushallinnon voi nähdä pakollisena pahana tai tavoitteiden tukijana. Se on vain asennekysymys. Kun sitä alkaa kohtelemaan mahdollistajana, sen hoitaminen ei ole vain lakisääteistä vaan edellytys ja työkalupakki menestyvään yritystoimintaan.

Tammikuussa asetin liiketoiminnalleni taloudelliset eli euromääräiset liikevaihtotavoitteet seuraavalle 3 vuodelle – realistiset ja kunnianhimoiset. Haaveilin yrittäjyydestä 20 vuotta. En voisi antaa itselleni anteeksi, jos en tosissani yrittäisi NYT toteuttaa haavettani työllistää itseni palkkatyötä vauraammin, vapaammin ja merkityksellisemmin.

Asetin tietenkin myös euro- ja prosenttimääräiset tavoitteet kannattavuudelle, koska yksinyrittäjänä tuskin tulen koskaan tekemään EXIT:iä. Tuloslaskelmassa viivan alle jäävä on minulle paljon tärkeämpää kuin ylärivi. Yritys voi kasvaa monella tapaa, joten yksinyrittäjänä älä koskaan vertaa itseäsi jonkun toisen liikevaihtoon, jos et tiedä, kuinka monta euroa hänelle oikeasti tulee tilille, miten paljon hänellä on velkaa, miten paljon on syntynyt muuta varallisuutta esim. kiinteistöjä ja sijoituksia sekä miten suurella riskillä hän toimii.

Yrittäjän talouden sudenkuoppia

Jos jotain opin 90-luvun (synnyin vuonna 1982 ja elin teininä lama-ajan pahamaineisessa lähiössä) tuttavaperheiden yrittäjiltä, niin tässä ovat ainakin minun yrittäjyyden riskienhallinnan perusperiaatteet:

1. Ymmärrä lainojen moninaiset riskit kuten sisä- ja ulkopoliittiset muutokset, valuutat, pankkiregulaatio, vakuudet, korkojen määräytyminen ja kaikki yksittäisen lainasi ehdot. Jos liiketoimintasi ei edellytä lainaa ja haluat pysyäkin yksinyrittäjänä, vältä pankkilainaa viimeiseen asti. Älä myöskään menetä ystä- ja sukulaissuhteita, jos he eivät ole halukkaita menettämään lainaamansa.
2. Jos lainaa pitää ottaa, älä nyt ainakaan omaa kotiasi ja perheesi taloutta laita pantiksi. Suomen neljässä vuodenajassa sisällä on paljon mukavampi yrittää kuin taivasalla. Toiminimiyrittäjyyden ainoa huono puoli osakeyhtiöön verrattuna on se, että yrittäjä vastaa yrityksen veloista henkilökohtaisella omaisuudellaan.
3. Kassa on tärkeämpi kuin yksittäisen vuoden tulos. Toiminimen kannattavalla liiketoiminnalla ei ole mitään arvoa, jos kassa on tyhjä. Varaudu aina yllätyksiin ja suhdannevaihteluihin. Elä yrittäjyyden alkuvuodet säästeliäästi ja kasvata puskuria.
4. Yksinyrittäjyys on kirjaimellisesti yksinäistä ja se on suurin riskisi. Harva tykkää ajatella ikäviä asioita, mutta yrittäjänä on pakko. Talvella voit liukastua kadulla ja kesällä jäädä sähköpotkulaudan alle. Mitä silloin tapahtuu yritystoiminnallesi? Rakenna prosesseja ja verkostoja, joiden avulla voit hätätilanteessa pitää yritystoiminnan ja asiakassuhteet hengissä.
5. Pidä ässät hihassa tai vähintäänkin toinen korttipakka taskussa. Liiketoiminnan laskeminen yhden asiakkaan varaan on todella suuri riski. Vaikka asiakas tänään työllistäisikin sinut 100 prosenttisesti, huomenna luku voi olla 0 %. Lamavuosina moni yritys meni konkurssiin vain sen takia, että heidän suurimmat asiakkaat laittoivat rahahanat kiinni. Tämän koin myös 2000-luvun finanssikriisissä, joka jatkui pitkälle 2010-luvulle. Olen käynyt urani aikana läpi yli 10 muutosneuvottelua jatkuvien asiakkaiden ostohalun laskiessa dramaattisesti.

Mikä on taloushallinnon ja tekoälyn rooli minulle yrittäjänä?

Ensinnäkin haluan talouden hallinnan tuovan ennustettavuutta ja mielenrauhaa. Taloushallinto kertoo, miten yritykselläni sujuu? Minne rahat virtaavat ja mistä sitä tulee? Miten kauan kestää myyntilaskujen näkyminen tilillä ja miten se vaikuttaa kassani kestävyyteen? Kuinka kehitän liiketoiminnastani vuodesta toiseen euromääräisesti kannattavampaa ja kasvavampaa?

Paradoksaalisesti vaikka taloushallinto on minulle tärkeää, haluan käyttää siihen mahdollisimman vähän aikaa. Taloushallinnon työkalujen valinta ja prosessien jatkuva kehittäminen on avainroolissa, jotta voin keskittyä asiakkaisiini ja asiakkuuksieni kasvattamiseen.

Erityisesti generatiivinen kielimalleihin pohjautuva tekoäly näkyy yllättävän vähän vielä yksinyrittäjien taloushallinnossa. Moni hoitaa talouttaan samalla tavalla kuin 10–20 vuotta sitten. Suomessa on kuitenkin joitakin edelläkävijöitä ja niistä yksi vinkki myöhemmin tässä blogikirjoituksessa.

Tekoäly ei nimittän ole vain isojen organisaatioiden etuoikeus ja joku irrallinen nice to have -ominaisuus, jota meidän yksinyrittäjien pitäisi passiivisesti odottaa lisättävän ostamiimme yritysohjelmistoihin ja josta meidän oli pakko maksaa ylimääräistä. Tekoälyä voi jo nyt hyödyntää monipuolisesti yrittäjyydessä ja alla lisää käytännön esimerkkejä.

Yksinyrittäjän taloushallinnon välttämättömät työkalut

Mitä kaltaiseni asiantuntijapalveluita yrityksille myyvä yksinyrittäjä tarvitsee taloushallinnon pyörittämiseen nykyisen kapean tekoälyn aikakaudella?

Pankkitilin. Tästä et pitemmän päälle pääse eroon. Jos siirryt palkkatöistä yrittäjäksi, voit hetken käyttää palkkatiliäsi yksinyrittäjänä. Se saattaa kuitenkin olla pankkisi ehtojen vastaista. Edullisin ja helpoin suomalainen vaihtoehto on vuonna 2025 tekemäni vertailujen mukaan yhä Holvi. Monet perinteiset pankit veloittavat pelkästään yritystilin avaamisesta vähintään 100 euroa ja sen päälle kaikenlaisia kuluja, joita hinnastosta osaa lukea vain taloushallinnon asiantuntija. Holvista minulla on vuosien kokemus ja siihen olen ollut tyytyväinen.

Maksukortin. Esimerkiksi ChatGPT Plus -tilini on tilattu kortilla. Koska se on (tärkein) työvälineeni, laitan tietenkin sen kuluna kirjanpitoon. Holvin jopa halvimpaan 9 € kuussa maksavaan Lite-tilaukseen sisältyy 1 fyysinen debit-kortti + 1 virtuaalinen debit-kortti. Itselläni on Holvi Pro, joka on hieman kalliimpi ja maksaa 15 €/kk.

Kirjanpito-ohjelman. Toiminimen yksinkertaista kirjanpitoa varten ei kannata olla monimutkaista kirjanpito-ohjelmaa, mutta ruutuvihko ja kenkälaatikko kuiteille ei ole tätä päivää, eikä Excel tai Sheets ole pitemmän päälle työsi tuottavuuden näkökulmasta järkevä vaihtoehto.

Kirjanpitoa olen vuosia tehnyt Alvin.fi:llä ja sitä ennen muun muassa Zervantilla, joka ei enää tarjoa kirjanpito-ominaisuutta.

Tänä vuonna halusin nopeuttaa kirjanpidon tekemistä, vähentää vaivaa, minimoida kirjanpidon virheitäni ja hyödyntää tekoälyn mahdollisuudet muun muassa kuittien tiliöinnissä, siksi valitsin suomalaisen Piilo.ai:n. Jos otat Piilon käyttöön edellisestä linkistä tai terhopiilossa-koodilla, saat alennuksen ja säästät -25 % kirjanpitokuluissasi.

• Holvista saan tilitapahtumat automaattisesti Piiloon ilman lisäkuluja ja tositteiden (myyntilaskujen ja ostokuittien) tiliöinti on paljon nopeampaa kuin Alvinilla, koska Piilossa on älykäs Kirjanpitoapuri.
• Piilossa on myös mahdollisuus lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja. Tätä varten pitää avata Maventa-tili, joka on ilmainen aloitus-, kuukausi-, integraatio- ja ylläpitokulujen osalta. Ainakin tällä hetkellä Maventa veloittaa laskujesi kuukausittaisesta määrästäsi riippuen 0,29–0,70 € per lähetetty tai vastaanotettu verkkolasku. Aion kuitenkin kokeilla tätä vaihtoehtoa Piilossa, koska nyt minun pitää yhä viedä tositteet Holvista Piiloon manuaalisesti. Tilitapahtumien automaattinen vienti Holvista Piiloon kuitenkin jo varmistaa, etten unohda lisätä kirjanpitoon jotain tuloa tai menoa, kunhan vain kaikki rahaliikenne kulkee Holvin kautta. 

Ajopäiväkirjan. Tätäkin saisi tehdä ruutuviholla, mutta sen katoaminen, kastuminen vesisateessa ja tuhoutuminen kolarissa ovat jo itsessään liian suuria riskejä. Puhumattakaan hitaudesta laskea esim. jokainen kuljettu kilometri käsin. Ohjeet ajopäiväkirjaan ja ajoneuvokuluihin löydät Verottajan tältä sivulta (ks. Mitä tietoja ajopäiväkirjaan merkitään -väliotsikon alta). Jos käytät ajoneuvoa kuten minä, muista aloittaa ajopäiväkirjan teko yritystoimintasi ensimmäisenä päivänä.

Koska käytän autoani esimerkiksi asiakastapaamisiin ja yritysajoja tulee vuodessa vähemmän kuin yksityisajoa, autoni on yhä henkilökohtaista omaisuutta ja ilmoitan auton käytön yritystoiminnassa vuosittain Liikkeen- ja ammatinharjoittajan veroilmoituksessa kilometrikorvauksina. Tätä varten verottaja edellyttää ajopäiväkirjan pitämistä ja sitä varten otin viime vuonna käyttöön Driversnote-puhelinsovelluksen. Ajojen vähäisyyden vuoksi olen pärjännyt vielä Driversnoten ilmaisversiolla.

Laskutusohjelman. Koska myyn myös yrityksille ja saatan myös ostaa yrityksiltä, mahdollisuus lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja on tänä päivänä must have. Sivutoimisena yrittäjänä ja täysipäiväisen yrittäjyyteni alussa käytin Isolta-laskutusohjelmaa.

• Jos otat käyttöön Isoltan tuon linkin kautta, saat lähettää 5 ylimääräistä ilmaista verkkolaskua ja Starter-paketilla siihen päälle 10 verkkolaskua vuodessa ilmaiseksi. Isolta on helppokäyttöinen jopa aloittelijalle. Minä en saa suosittelulinkin jakamisesta mitään hyötyä, koska…
• …valitsin itselleni Holvi Pron, jotta saisin edullisimmalla yhdistelmällä pankkitilin ja verkkolaskut sekä vieläpä samaan ohjelmaan. Isolta on hyvä alkuun tai harvoin laskuttavalle, mutta laskutusvolyymin kasvaessa sekin maksaa vähintään 12,99 € kuussa.

Budjetointiin työkalun. Omat liikevaihto- ja kannattavuuslaskelmat vuodelle 2025 tein Google Sheetsillä siten, että ChatGPT (maailman ylivoimaisesti käytetyin AI Chatbot) auttoi suunnittelemaan haastattelemalla minua ja ajatuksiani liiketoiminnastani. Lopputuloksena syntyi tuli minulle räätälöity budjetti, joka ottaa huomioon asioita, joita ei olisi tullut itselläni mieleenkään. Koska en ole taloushallinnon asiantuntija ja todennäköisyyksien valossa tuskin olet sinäkään, tässä valmis kehotepohja budjetointiin esim. ChatGPT:llä, Geminillä, Claudella tai eurooppalaisella Le Chatilla:

Toimi talousneuvojana, joka ymmärtää yksinyrittäjän haasteet, riskit ja mahdollisuudet. Olen yksinyrittäjä ja haluan hallita paremmin kassavirtaani, varsinkin kun [lisää tähän toimialasi esim. valokuvaus]alallani asiakastoimeksiantoja tulee epätasaisesti. Etsin käytännönläheisiä keinoja ja järjestelmää, jonka avulla voin ennakoida tulot ja menot sekä varautua hiljaisempiin jaksoihin. Tarvitsen myös tukea siihen, miten budjetoin järkevästi sekä liiketoiminnan että henkilökohtaisten menojen näkökulmasta.

Aloita kyselemällä minulta selkeitä kysymyksiä, joiden avulla saat käsityksen nykyisestä taloudellisesta tilanteestani. Sen jälkeen ehdota minulle sopivaa mallia ja konkreettisia työkaluja.

Noilla työkaluilla moni toiminimiyrittäjä pärjää yksin. Minulla ei ole vieläkään kirjanpitäjää vaan teen kaiken itse ja säästän. Osakeyhtiölle (tulevaisuuden tavoitteeni) ottaisin kirjanpitäjän välittömästi, koska kaksinkertainen kirjanpito, pakollinen tilinpäätös, tulo- ja verosuunnittelu ovat monimutkaisempia.

Visioni yritykseni taloushallinnon roolista ja prosesseista

Toistaiseksi taloushallinnon pyörittäminen vie minulta yhä aikaa. Siinä on copy-pastettamista ja yksinkertaisia näpyttelytehtäviä, koska en esimerkiksi ole kaikkialle vieläkään vaihtanut Holvi-korttiani vaan moni kulu juoksee henkilökohtaiselta luottokortiltani ja kuitit tulevat viidelle eri sähköpostitilille. Joka kerta kirjanpitoa tehdessäni joudun olemaan tarkkana, maksoinko kulun “Omalla rahalla” vai “Yritykseni tililtä” sekä mistä kuitin löytää.

Tein jo varmaan 10 vuotta sitten itselleni Trelloon taulun, josta kirjanpitoa tehdessäni tarkistan kaikki toistuvat ja tyypilliset tositteet – ohjelmistot, käteiskuitit, myyntilaskut ym. Muuten en mitenkään muistaisi kaikkea viedä kirjanpitoon, kun kaikki kuitit ei vielä näy yritykseni tilillä ja siten Piilossa automaattisesti. Kun toiminimiyrittäjällä omat rahat ja yrityksen rahat menevät helposti sekaisin, ja vaikka se harvinaista onkin, verotarkastukseen kannattaa varautua.

Asioiden hoitaminen yhteisten pelisääntöjen (l. lakien) mukaisesti on minulle myös kunnia-asia. Haluan olla hyvä kansalainen ja edistää rehellistä yritystoimintaa.

Taloushallintoni ei kuitenkaan anna selkeää ja reaaliaikaista yhtä näkymää (dashboard) koko liiketoiminnastani:

• strategia → budjetti → tarjoukset (tehdyt, voitetut, hävityt) → tulot / menot → liikevaihto / kannattavuus → ALV-velka / ennakkovero → mitä jää käteen?

Kilometrikulujen lisäksi esimerkiksi oman kodin käytön vähennän vasta vuosittain veroilmoituksessa. Vaikka kuinka yrittää noudattaa kaikkia kirjanpitoon ja veroihin liittyviä ohjeistuksia, voi silti helposti tehdä virheitä ja maksaa niistä tarpeettomasti.

Tulopuolella eli myynnistä haluaisin tietää keskiostosten suuruuden, ostosyklin, laskujen todellisen maksuajan, tunnistaa arvokkaimmat ostajaprofiilit ja kustannustehokkaimmat asiakashankintakanavat jne.

Menopuolelta eli ostoista haluaisin esimerkiksi tietää, miten erilaiset valinnat vaikuttaisivat kokonaisuuteen. Ostan paljon ohjelmistoja kuukausitilauksena, koska en halua kehittyvässä markkinassa sitoutua, mutta moni ohjelmisto olisi paljon halvempi vuositilauksena.

Haluaisin nähdä kaiken tuon ja vieläkin enemmän, jotta voin suunnitella ja ennustaa koko elämäni taloutta sekä esimerkiksi hinnoitella palveluni oikein.

Lisäksi haluaisin myös automatisoida koko taloushallinnon. Esimerkiksi tietyn Google-kalenterimerkinnän tai sähköpostin pohjalta laskutusprosessi alkaisi. Tekoälyagentti tai tekoälyä hyödyntävä automaatio etsisi tarjouksen, tarkistaisi sähköpostit, etsisi asiakkaan verkkolaskuosoitteen, loisi verkkolaskun ja lähettäisi minulle vaikka WhatsApp-viestin, että nyt on kaikki valmiina. Minun tehtävä olisi vain tarkistaa viestistä laskun summa, maksuaika ja kuvaustekstit sekä sanoa agentille ‘ok’ ja se hoitaisi homman loppuun aina kirjanpitoon asti asiakkaan maksusuorituksen jälkeen.

Toivoisin myös taloushallinnoltani proaktiivisempaa roolia. Dashboard tai vähintäänkin talouteni tietokanta yhdistettynä tekoälypohjaiseen agenttiin voisi aluksi antaa minulle ennakoivia suosituksia esim. nosta tämän tuotteen hintaa x €, laita sivuun tämän verran joulukuun hiljaista myyntiä varten, kehitä tätä laskevasti performoivaa mainoskampanjaa ja huomioi uusi hiljainen signaali tarjoomassasi.

Kun luottamus kasvaisi, voisin jopa antaa sen toimia tietyissä tehtävissä semiautonomisesti parhaakseni esim. talouden suunnittelusta kirjanpitoon, ostoihin ja myyntilaskuihin sekä verosuunnittelusta veroilmoituksiin. Se tekisi kaikki alkutyöt ja määrittelemieni kontrollien mukaisesti varmistaisi tärkeät päätökset ja lakisääteiset asiat minulta ennen niiden viemistä loppuun asti, mutta rutiinihommat se tekisi täysin autonomisesti.

Rehellisesti sanottuna en tiedä taipuuko Suomen kirjanpitolaki edes visiooni, vaikka teknisesti moni on jo toteutettavissa ilman isoja investointeja tai kummoista osaamista. Vaatii vain aikaa, luovuutta ja hieman teknistä osaamista sekä tekoälyä hyöntävien työnkulkujen automatisointia esim. Make- ja N8N-tyyppisillä työkaluilla.

Visioni mukaisessa maailmassa tehtäväni yrittäjänä ei olisi pyörittää taloushallintoa enää yksin tai kirjanpitäjänkään kanssa vaan keskittyä strategiseen liiketoiminnan kehittämiseen ja asiakkaiden päivittäiseen palvelemiseen. Asiakkaani, kun nimittäin ovat tänään ja 90 % todennäköisyydellä seuraavat 30 vuottakin ihmisiä. Koneille haluan antaa kaikki tehtävät, joissa ne ovat minua parempia ja nopeampia – taloushallinto on ehdottomasti yksi niistä.

Menestyvin terveisin
Terho Tirkkonen
yrittäjä ja tekoälyvalmentaja sekä tämän artikkelin luomukirjoittaja